• 24 octubre, 2019

Convocatoria de Junta por Correo Electrónico

La convocatoria de Junta por correo electrónico es válida, pues el artículo 173 de la Ley de Sociedades de Capital dispone que, a falta de un mecanismo de publicidad mediante el uso de una web corporativa inscrita en el Registro Mercantil, los estatutos pueden regular que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.

Como se puede apreciar, el citado artículo establece una serie de elementos necesarios para estimar válida una convocatoria y que deben aplicarse también en relación a la convocatoria de junta de socios por correo electrónico.

Requisitos de validez de la convocatoria de junta por correo electrónico

Procedimiento regulado en los estatutos: Tal y como requiere la regulación de la Ley de Sociedades de Capital, esta forma de convocatoria no es principal sino subsidiaria. De modo que, si no está regulada específicamente en los estatutos de la sociedad, en principio no podría usarse. En su caso, si los estatutos no lo regulan requerirá su previa modificación. Pese a ello, en algunos casos, la existencia de precedentes o una inercia sostenida en el tiempo con formas de actuación informal por parte de los socios (Frecuente cuando se trata de sociedades reducidas, cerradas o familiares que suelen operar mediante juntas universales sin sesión presencial o directamente mediante juntas formalmente convocadas pero para celebrarse remotamente), podría llegar a salvar la convocatoria por correo electrónico aunque no estuviera regulada; sin embargo, siempre introducirá cierta incertidumbre y no debe asumirse como algo garantizado en caso de conflicto.

Procedimiento de comunicación individual: El correo electrónico cumple sobradamente esta exigencia legal por sus características técnicas, pero no es irrelevante resaltar que su uso también debería ser individual. Las cuentas de correo electrónico compartidas por varios usuarios (por ejemplo, info@dominio.net) podrían llegar a cuestionarse como medio elegido si de facto se utilizara por más de una persona pues se aseguraría la recepción pero no se garantizaría su conocimiento. No obstante, la responsabilidad recaería más sobre el socio o accionista que sobre la sociedad, por lo que también existen argumentos para defender que se haya utilizado una cuenta multiusuario.

Si no está regulada específicamente en los estatutos de la sociedad, en principio no podría usarse

Procedimiento de comunicación escrito: El correo electrónico es escrito por su propia naturaleza, por lo que no deja duda sobre su validez para convocar junta. Ahora bien, el hecho de que pueda enviarse mediante un mail no exime de que la convocatoria no deba hacerse conforme a las demás exigencias formales que establece la Ley. Nos referimos a todos los elementos informativos que debe revestir una convocatoria societaria como son el orden del día; la identidad y cargo del convocante; fecha y hora de celebración; en su caso, primera o segunda convocatoria; derechos informativos en función de la tipología de acuerdos que se pretendan deliberar y votar…etc.

Ahora bien, el hecho de que pueda enviarse mediante un mail no exime de que la convocatoria no deba hacerse conforme a las demás exigencias formales que establece la Ley

Procedimiento que asegure su recepción: Actualmente, el correo electrónico está totalmente consolidado como medio habitual de comunicación que permite asegurar la recepción de los mensajes enviados por su medio. Cabe considerar que los correos electrónicos, a diferencia de otras aplicaciones como el chat, pueden dar problemas cuando los mensajes entran en una bandeja de SPAM y no son leídos por su destinatario.

Ciertamente, existe la posibilidad de que el mail no llegue a la bandeja de entrada del socio o accionista, pero también es cierto que habrá entrado en el servidor mail del accionista, por lo que la sociedad podrá tener acreditada la entrega si prueba dicha circunstancia.

Por su parte, el mecanismo del acuse de recibo puede ayudar a obtener garantías adicionales sobre su correcta recepción. Siempre que el destinatario acuse recibo, la recepción estará acreditada. Para el caso en el que el accionista se niegue a hacerlo, la doctrina seguida por la Dirección General de los Registros y del Notariado, en su resolución de 19 de julio de 2019, establece que si el socio alegara la falta de recepción por la ausencia de acuse, podría llegar a considerarse una actitud obstruccionista (y añadimos: ya que implica un abuso de derecho o una conducta contraria a las exigencias de la buena fe),  y que le correspondería a dicho accionista la prueba de la eventual falta de convocatoria.

Para el caso en el que el accionista se niegue a hacerlo, la doctrina seguida por la Dirección General de los Registros y del Notariado, en su resolución de 19 de julio de 2019, establece que si el socio alegara la falta de recepción por la ausencia de acuse, podría llegar a considerarse una actitud obstruccionista

Esta última afirmación nos parece arriesgada o matizable, cuando menos, por cuanto probar la ausencia de algo – una comunicación en este caso – puede llegar a ser, en algunos casos, casi una probatio diabólica, proscrita por nuestro ordenamiento, por ser de casi imposible cumplimiento aunque no siempre, puesto que podría bastar una mera pericial o un informe de logs en el servidor mail del accionista (lo cual siempre será más complicado cuando se usen cuentas de correo electrónico genéricas o gratuitas puesto que el servidor no estará bajo completo dominio del usuario sino del proveedor del servicio).

Sin embargo, a nuestro parecer, no es la única manera de obtener una prueba societaria de su entrega, basta con la descarga de un pixel de seguimiento sobre el envío para que la sociedad disponga de otra prueba sobre la entrega de la convocatoria en el servidor mail del socio o accionista.

Otros mecanismos para probar el aseguramiento de la recepción pueden conllevar el recurso a servicios de terceros, como puede ser el mail certificado o tecnologías que utilicen trazabilidad mediante blockchain.

En todo caso, en un contexto donde los correos electrónicos hayan venido siendo un medio habitual de intercambio de comunicaciones con el accionista sería complicado que prosperara que no recibió la convocatoria pese a que no exista acuse de recibo, pues los precedentes pesarán en su contra y podría entenderse que va contra sus propios actos.

Procedimiento de envío al domicilio del socio: Siempre que esté designado al efecto por el accionista o en el que conste en la documentación de la sociedad (Escrituras, Actas, Acuerdos…) por otros hechos de la vida societaria.

A efectos societarios, la información de referencia para considerar qué dirección constituye el domicilio del socio es la que conste en el libro registro de socios que la sociedad consulta para realizar ciertos actos que incumben a sus accionistas. En este caso, entendemos que, al menos, un correo electrónico debería incorporarse al libro registro de socios para que no quede duda de que es el designado por el accionista como su domicilio digital.

En este caso, entendemos que, al menos, un correo electrónico debería incorporarse al libro registro de socios para que no quede duda de que es el designado por el accionista como su domicilio digital.

En virtud de todo ello, podemos concluir que convocar junta de socios mediante correo electrónico es legal siempre que se cumplan previa y simultáneamente todos los requisitos relativos a su consideración como medio válido y los de contenido y forma con respecto a la propia convocatoria, comunes a la realizada por cualquier otro medio.

Ventajas de la convocatoria de junta por correo electrónico

Dada la versatilidad del correo electrónico y consolidada utilización como medio habitual de comunicación, las ventajas son múltiples:

  1. Rapidez. El correo electrónico es un medio instantáneo de envío de comunicaciones.
  2. Versatilidad. El mail, al ser digital, permite un manejo más ágil y sencillo.
  3. Ubicuidad. Notificar por correo electrónico elimina incertidumbres sobre la recepción de la convocatoria pues el correo electrónico es accesible desde cualquier lugar.
  4. Eficiente. Ahorra mucho tiempo porque permite enviar comunicaciones sin desplazamiento a una oficina de correo postal.
  5. Natural. El destinatario está habituado a utilizar el correo electrónico en muchas otras esferas de su actividad, por lo que ya está habituado. De hecho, es frecuente que el derecho de información que se ejerce en el periodo entre la convocatoria y la celebración de la junta se lleve a cabo mediante consultas por mail.
  6. Transparente. Una carta certificada o un burofax a veces son intimidantes. Todavía existe una idea extendida sobre si es adecuado recoger comunicaciones en situaciones de conflicto (Consejo: recoger siempre cualquier notificación), pero con el correo electrónico queda resuelto puesto que aunque no se acuse recibo, todoso los usuarios leen los correos que reciben.

Considerando todos estos factores, aconsejamos la modificación estatutaria de las sociedades de capital para introducir una regulación que permita su uso en todas aquellas cuyos estatutos no estén bien regulados aún, puesto que aporta más ventajas que inconvenientes a nivel societario, económico y funcional. Si tiene cualquier cuestión al respecto, no dude en contactarnos.

Consulte

91 445 03 07