• 12 junio, 2019

Problemáticas derivadas del ejercicio del derecho a examinar los soportes contables de las cuentas anuales sujetas a aprobación en junta general ordinaria

Examinar los soportes contables documentales que sirven de justificación y antecedente a los apuntes contables de la sociedad limitada forma parte del derecho de información del socio en los casos de convocatoria de junta para la aprobación de cuentas anuales.

Este derecho está regulado en el artículo 272, apartado tercero, de la Ley de sociedades de capital, pero exclusivamente para las sociedades de capital limitadas.

El precepto regula que, salvo disposición contraria de los estatutos, durante el plazo entre la convocatoria y la celebración de la reunión, el socio o socios de la sociedad de responsabilidad limitada que representen al menos el cinco por ciento del capital pueden examinar en el domicilio social, por sí o en unión de experto contable, los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales.

Pese a la claridad de la regulación, la aplicación práctica de este derecho puede generar dudas sobre determinadas problemáticas que se presentan en ciertas situaciones y que derivan de la manera en que los socios deciden ejercer su derecho.

Dado que pueden conllevar obligaciones correlativas para el órgano de administración de la sociedad que no están explicitadas en la ley pero que esta inspiraría, pasamos a plantear las cuestiones que plantean algunas casuísticas.

No obstante, la solución final estará muy condicionada por el contexto de cada caso, por lo que no debe asumirse un criterio de los facilitados como definitivo. Sirva, por tanto, para, al menos tomar conciencia de que debe hacerse un ejercicio de discernimiento jurídico que pondere todos los elementos fácticos y jurídicos en juego.

 

El examen de los documentos que sirvan de soporte y antecedente a las cuentas anuales puede eximir a la sociedad de entregar los libros mercantiles

A veces, un socio puede solicitar el examen de los soportes contables en el domicilio social y simultáneamente, requerir determinados libros contables.

La Audiencia Provincial de Zamora, por su sentencia de 16 junio de 2011, falló que el examen de los soportes contables que sirven de justificante a las diferentes partidas contables, eximiría a la sociedad de hacer entrega de los libros mercantiles, tales como el mayor o el diario, pues se dice que “aunque la demandante, como socia de la sociedad demandada, no hubiera dispuesto para su examen, estudio y comprobación, los libros de contabilidad que lleva la sociedad, sí que ha dispuesto, examinado y pudiendo comprobar los soportes contables justificativos de los registros contables de los ejercicios 2.006 y 2.008, pues se le entregaron para su examen y comprobación las facturas emitidas y recibidas, documentos necesarios para comprobar los ingresos y gastos de la sociedad; la relación de las nóminas de los empleados, fotocopias de los seguros sociales, documentación suficiente para comprobar si las cuentas anuales reflejan la imagen fiel del patrimonio de la empresa”.

Sin perjuicio de dicho pronunciamiento, es uno de los supuestos en los que habrá de estarse al análisis concreto del caso, puesto que el artículo 196 de la Ley de Sociedades de Capital también ampara al socio para obtener informaciones y documentaciones relacionadas con los asuntos comprendidos en el orden del día, entre los cuales pueden estar los libros mercantiles.

A mayor abundamiento, el Tribunal Supremo ha fallado en un caso concreto en el que dictamina que el Libro Mayor es antecedente de las cuentas anuales y que únicamente cabe denegar su entrega si no se lleva o existe realmente en la sociedad, tal y como desarrollamos más adelante.

En su caso, podrán existir otros “libros mercantiles” no oficiales a estos efectos, como podrían ser cuadres de caja u otros análogos en la praxis societaria.

 

El examen de los documentos que sirvan de soporte y antecedente a las cuentas anuales no conlleva facilitar copias o fotocopias de aquellos

Otro supuesto de interés es el previsto en la sentencia de la Audiencia Provincial de Madrid, sec. 28ª, S 14-1-2013, nº 6/2013, rec. 732/2011, que declara expresamente que, en cualquier caso, el derecho previsto en el artículo 86 LSRL EDL 1995/13459 no permite exigir que sean entregadas al socio copias o fotocopias de los documentos o soportes contables como pretende el recurrente.

Es decir, delimita claramente el derecho de examen a una mera puesta a disposición para ser mostrada la documentación contable, sin que suponga la posibilidad de obtener copias de la misma, cosa que, por otra parte en este caso, no solamente parece lógico ya que el propio tenor literal del precepto no permitiría más, sino también desde una perspectiva de cumplimiento normativo (Compliance) de privacidad, confidencialidad y secreto empresarial, puesto que aunque no se evite del todo la revelación de la información sí se limita la posibilidad de que circule y se produzca una fuga a terceros.

En todo caso, debe quedar claro que el derecho a examinar es derecho a ser exhibido no un derecho a disponer o a obtener.

 

El examen de los documentos que sirvan de soporte y antecedente a las cuentas anuales requiere de comunicación de fecha y hora por parte de la sociedad cuando el socio avisó previamente

Por su parte, la sentencia AP Ourense, Sec. 1.ª, 436/2013, de 23 de diciembre, dictaminó, en un caso concreto, que si el socio ha comunicado en tiempo y forma al órgano de administración su voluntad de examinar directamente y con anterioridad a la celebración de la junta, los documentos que sirvieron de soporte a las cuentas anuales cuya aprobación se pretendía (estas sí entregadas), la sociedad queda obligada a una respuesta fehaciente del órgano gestor a dicha solicitud fijando día y hora para posibilitar el acceso a la sede social y la consulta y examen de los soportes contables documentales, pues, en otro caso, quedaría vulnerado su derecho de información previo a la celebración de la reunión.

Además, la sentencia declara que incumbe a la sociedad la carga de probar haber llevado a cabo tal forma de proceder, conforme al artículo 217 de la LEC, para poder defenderse con efectividad en caso de impugnación de acuerdos sociales adoptados en junta por este motivo.

 

El derecho de información a través del examen de los documentos que sirvan de soporte y antecedente a las cuentas anuales no se vulnera aunque la sociedad no invite al socio a dicho examen y no consta su personación en el domicilio social

Por su parte, la AP Madrid, sec. 28ª, S 27-01-2009, nº 16/2009, rec. 86/2008, resolvió sobre otra problemática por la que dictaminó que “No se entiende por tanto vulnerado en este caso el derecho a la información del socio en relación con lo estipulado en los referidos artículos 51 y 86 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada, cuando además no consta personación en el domicilio social para examinar soportes contables y que le fuera negado su examen por los administradores pues, el simple hecho de que los administradores no inviten al socio a acudir al domicilio social en determinado día y hora para proceder a la exhibición, teniendo en cuenta la escasez de tiempo de respuesta y la peculiar circunstancia relativa al domicilio a las que ya se ha hecho referencia, no puede considerarse suficiente para considerar violado el derecho de información del actor en ausencia de una mayor y mejor iniciativa por parte del mismo, por lo que en puridad no puede hablarse de una negativa de los administradores a dejarle examinar los documentos que interesa”.

Como se puede apreciar, en este caso, a quien se atribuye la carga de probar que intentó ejercer su derecho es al socio.

Dado que no consta siquiera aviso de que acudiría, quedaría como su mera alegación, no acreditada, tal hecho que no sería más que algo incomprobable.

Al socio también se aplica, por ello, el artículo procesal precitado y debe notificarlo antes, como mínimo, para entender acreditado que intentó ejercer su derecho, pues, en otro caso, es probable que pierda la impugnación de los acuerdos por este solo motivo ya que, correlativamente, queda claro que la sociedad no tiene obligación de “invitar” al socio a dicho examen.

Que la sociedad no tenga obligación de “invitar al socio” a dicho examen debe entenderse como algo distinto y adicional a la obligación de la sociedad de informar en la comunicación de convocatoria que el socio tiene derecho a examinar los soportes contables que sirvan de antecedente y justificante a las cuentas anuales objeto de deliberación y aprobación posterior, tal y como requiere la Ley de Sociedades de Capital.

No obstante lo dicho, lo cierto es que personarse sin avisar, dentro del plazo conferido al efecto por la propia ley, no resultaría contrario a la norma, puesto que para eso se informa al socio de que existe dicha facultad. En este sentido, la sociedad debería estar preparada por si se presenta tal eventualidad desde el momento mismo de la convocatoria.

Por tanto, existe margen para que el socio, de buena fe, se presente sin avisar, en horario de oficina, entendemos, aunque luego deba probar que lo intentó o estuvo de algún otro modo si quiere impugnar por este motivo.

 

El derecho de información a través del examen de los documentos que sirvan de soporte y antecedente a las cuentas anuales no se vulnera si cuando el socio, después de personarse en el domicilio social y no poder hacerlo por no hallarse presente en ese momento ningún miembro del Consejo de Administración, mantiene una actitud pasiva tras un ofrecimiento posterior de la documentación por el órgano de administración para subsanarlo

Es la antigua sentencia del Tribunal Supremo, Sala 1ª, S 24-11-2006, nº 1200/2006, rec. 1248/2000, sentencia de 24 de noviembre de 2006 (rec. 1248/00), según la cual no cabe apreciar vulneración del derecho de información cuando el socio, después de personarse en el domicilio social para examinar los documentos que sirven de soporte y antecedentes de las cuentas anuales y no poder hacerlo por no hallarse presente en ese momento ningún miembro del Consejo de Administración, mantiene una actitud pasiva tras el ofrecimiento de la documentación por el Consejo mediante llamada telefónica e incluso remisión por conducto notarial.

Es lógico puesto que el actuar de la sociedad y del socio debe estar siempre guiado por el principio de buena fe regulado en el Código Civil (Artículo 7) y sus manifestaciones en la Ley de Sociedades de Capital y el Código de Comercio.

Si el socio que inicialmente vió frustrado su derecho por una cuestión fáctica, no permite su subsanación en plazo posteriormente, se puede entender que su impugnación de los acuerdos sociales adoptados en junta es de mala fe porque tuvo la opción de ver culminado su derecho.

 

El derecho de información a través del examen de los documentos que sirvan de soporte y antecedente a las cuentas anuales no se vulnera si cuando el socio, después de personarse en el domicilio social y no poder hacerlo por no hallarse olo cabe denegar la entrega del Libro Mayor como derecho de información si éste no se lleva en la sociedad. En otro caso, se considera antecedente de las cuentas

La Sala 1ª del Tribunal Supremo, en su sentencia de 26 de septiembre de 2005 se refiere precisamente al Libro mayor como uno de los documentos contables a cuyo contenido debe tener el socio acceso en el ejercicio de su derecho de información, al decir que del tenor literal del artículo 86.2 (la anterior ley de limitadas), no se desprende que el derecho de examen del socio se encuentre circunscrito a los libros de contabilidad que tengan carácter obligatorio ya que, de manera mucho más amplia, lo que dicho precepto le confiere es la facultad de examinar cuantos documentos constituyan “antecedente” de las cuentas.

Difícilmente cabría negar dicho carácter, dice el Supremo, cuando, constituyendo misión de ese libro auxiliar la de aglutinar de forma sistemática las múltiples cuentas integradas en los 7 grupos que regula en su Segunda Parte el Plan General de Contabilidad, los saldos totales de cada una de esas cuentas son los datos directamente volcados al cumplimentar los distintos epígrafes de los que se componen las cuentas anuales.

Por lo tanto, el carácter no obligatorio del Libro mayor solamente dispensaría de su exhibición a aquella sociedad que hubiese decidido no llevarlo. Pero si dicho libro es materialmente llevado para instrumentar la contabilidad de la sociedad, la ley de sociedades limitadas no permite respaldar la tesis de que su exhibición no es obligatoria.

Como corolario de todo lo expuesto, podemos concluir que la labor de asistencia letrada al órgano de administración de la sociedad en relación a la convocatoria y celebración de las juntas, puede llegar a requerir un análisis muy minucioso del contexto durante todo el periodo de ejercicio de los derechos de los socios que concurran a la reunión.

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