• 28 febrero, 2012

Aplicaciones web para trabajar en la nube y cumplir la LOPD

Cómo trabajar en la nube y cumplir la LOPD

Si quiere trabajar legalmente en la nube y cumplir la LOPD especialmente, contrate proveedores cercanos. Y si puede ser los situados en España, mejor aún. En anteriores artículos hemos reseñado los aspectos legales que había que cumplir para trabajar en movilidad mediante servicios online en la nube siguiendo las prescripciones que marca la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

En los últimos meses hemos ido conociendo que Google, que no cumple con la normativa española de protección de datos, se ha convertido en el proveedor oficial de las soluciones de correo y sistemas remotos de los Colegios de Abogados de Barcelona, Madrid y del BBVA. Ya entonces quedaba en el aire la cuestión de si, dado que son contratos con inversiones muy importantes, Google y dichas entidades habrían suscrito acuerdos especiales y a medida (que se ajusten a la LOPD), diferentes de las condiciones generales de la empresa del buscador. A día de hoy no tenemos confirmación pero podemos pensar que así ha sido.

Sin embargo, los profesionales autónomos y las pequeñas y medianas empresas no siempre están en la posición de poder negociar acuerdos individuales con los proveedores de servicios online gratuitos internacionales. Por ello, queremos relacionar una serie de aplicaciones que permitirán trabajar en la nube a cualquier emprendedor cumpliendo la normativa española; con funcionalidades equivalentes y con un desembolso mínimo. Se trata de aplicaciones que tienen como ventaja la instalación en servidor propio o, al menos, que las puede servir un proveedor nacional con quien contratar individualizadamente y que pese a que no son SAAS suelen ser software con una comunidad de desarrolladores detrás que los actualiza y mejora anualmente.

Algunas aplicaciones para trabajar en la nube y cumplir la LOPD:

  1. Zimbra: Se trata de una aplicación Open Source que puede ser instalada en cualquier servidor propietario. Es decir, que la podemos instalar en el servidor que tengamos contratado o como servicio de  hosting independiente. Reúne la mayor parte de funciones que nos proporcionaría Google Apps:
    1. Suite de correo con un gran buscador y clasificación por etiquetas y otras funciones;
    2. Agenda/calendario accesible desde cualquier lugar a través del navegador, clasificando por día, semana, mes, año, lista..;
    3. Documentos en la nube, podemos subir nuestros documentos al servidor, guardarlos en carpetas distintas y algo que le da un gran valor añadido: se pueden compartir con terceros para su descarga.
    4. Gestor de tareas para no perder hilo de todo lo que tenemos pendiente. Podemos clasificarlas según diversas categorías: en proceso, en espera; finalizadas… y visualizarlas mediante lista completa o según la etiqueta que determina su fase de ejecución.
    5. Agenda de contactos: ciertamente, una de las ventajas de outlook se encuentra en reunir en una sola aplicación contactos, tareas, correo y calendario. Pues bien, zimbra también tiene una agenda de contactos con un potente buscador que funciona de manera muy óptima. Además, Zimbra posee cliente de escritorio también así que no dependemos exclusivamente de conexión a Internet si, por cualquir motivo, la perdemos.
    6. App para móvil: actualmente existe una app para zimbra realizada para iphone e ipad (iOs) y Android, por lo que podremos acceder a sus funciones a través de nuestro smartphone.
    7. Si a todo esto le añadimos que se sincroniza con los clientes de correo outlook y thunderbird; que se le pueden inportar los contactos y citas de ambos; administración de usuarios; y que se le pueden añadir mejoras mediante los Zimlets (aplicaciones de terceros que añaden funciones al programa principal), encontramos que por un rango de entre 12 y 70 euros al año, tenemos todo eso con un proveedor de Zimbra español que puede cumplir con la LOPD.
  2. iFolder: Este programa Open Source también puede instalarse en servidor propio (Configurado en Open Suse y creemos que también en Windows); nada complicado hoy día. Funciona como una alternativa al software de sincronización dropbox puesto que crea una copia de seguridad en una dirección web de nuestro servidor particular y sincroniza toda la información entre los dispositivos que le indiquemos. Además, también se pueden establecer distintas cuentas de usuario así que el administrador del sistema tendrá pleno control sobre lo que se puede salvar y acceder y lo que no en función de cada permiso por usuario. Se puede acceder luego a los documentos a través de navegador sin ningún problema. En este caso, probablemente tendrá que realizar una instalación inicial que le requerirá una inversión de 200/300 euros en función de su proveedor informático y la cuota mensual de su alojador. Sin embargo, servicios como dropbox también cobran mensualmente por encima de determinado número de gigas, por lo que la diferencia está en cómo se hace la inversión y no tanto en el coste en sí mismo que es equivalente. También tiene aplicación para iPhone y para Android.

En ambos caso, se garantiza que su proveedor está en España y que podrá responder ante usted en los Tribunales españoles sin ningún problema.

En un próximo artículo comentaremos otras aplicaciones empresariales para trabajar en la nube y cumplir la lopd como los CRM y los sitios Web que le permitirán tener su propio sistema legalizado.

Trabajar legalmente en la nube y cumplir la LOPD | UCELAY Bufete de Abogados Mercantiles en Madrid

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