El registro de jornada laboral es una obligación legal a cargo del empleador introducida por el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores como consecuencia de la reforma que ha operado en esta norma el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
El registro de jornada diario es una regulación a la que el ejecutivo-legislador le ha dado una importancia, cuya manifestación se expresa también en que viene acompañada por una adición sancionadora. Así es, pues correlativamente se modifica el apartado 5 del artículo 7 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, cuyo tenor revela dicha intención perseguida al focalizarse sobre las horas de trabajo especialmente e incluir entre las infracciones la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.
Antes de entrar en detalle, llamamos la atención sobre cierta literalidad del precepto introducido, en tanto que este parte de la premisa de que todo empleador es empresa, puesto que utiliza exclusivamente este término para designar al sujeto pasivo de la obligación, en lugar del más amplio o genérico de empleador, que habría sido lo lógico, puesto que además de las empresas, están sujetos otros empleadores ya sean personas físicas, jurídicas o incluso entes sin personalidad, tales como fundaciones, asociaciones, comunidades de bienes, autónomos, particulares (empleados de hogar, jardinería…), sindicatos, partidos, colegios profesionales, notarios y análogos.
La motivación del registro diario de jornada
La novedosa regulación sobre el registro de jornada de trabajo busca mejorar la precariedad en el empleo abordando uno de los aspectos que la pueden provocar; el desempeño de una jornada de trabajo que supere lo regulado contractual o convencionalmente. De este modo, se busca proteger al trabajador frente a posibles abusos del empleador en cuanto a esta condición de trabajo.
De hecho, el último párrafo de la regulación no solamente prevé que el empleador conservará los registros durante cuatro años, sino que, además, durante ese tiempo permanecerán a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, lo que da idea de la trascendencia que tiene para el ejecutivo-legislador.
Entrada en vigor del registro diario de jornada
La entrada en vigor de la obligación del llevar a cabo el registro de jornada tiene lugar desde el 12 de mayo de 2019.
Sin embargo, ante el hecho de que es una obligación novedosa que, sobre todo en algunos sectores, puede tener una cierta complejidad de aplicación, parece ser que, aunque se lleven a cabo diligencias por la Inspección de Trabajo sobre su implementación desde el primer día, se dará un cierto tiempo, de facto, para adoptar la regulación y hacerla efectiva.
En este caso, entendemos que, probablemente, la Inspección de Trabajo proceerá a realizar apercibimientos verbales o escritos al empleador incumplidor en esta primera fase de adopción.
El registro de jornada depende del concepto de la jornada
Dado que el empleador debe garantizar el registro de jornada de cada trabajador acreditando que se cumple el horario de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada uno, el control a realizar deberá partir del tipo de jornada a que esté sujeto cada empleado ya que existen múltiples tipos según la organización propia de cada empleador y sector.
En este sentido, baste recordar, sin ánimo de exhaustividad, que existen jornadas de horario fijo o flexible; jornadas especiales u ordinarias; jornadas en régimen de imaginaria; jornadas cuyo inicio puede depender de un evento concreto.
De hecho, el propio Real Decreto citado asume en su propio tenor literal que el control del registro de jornada debe realizarse sin perjuicio de que esta se desempeñe en régimen de flexibilidad horaria, por ejemplo, pues no son pocas las empresas que, en aras de una mayor conciliación laboral y familiar, permiten al empleado dar inicio y finalización a su jornada dentro de unos márgenes de horas.
Por su parte, los desplazamientos de los empleados en los trabajos que así lo exijan también deben computarse, por lo que los directivos, los comerciales y los técnicos, que frecuentemente deben hacer trayectos para prestar servicios, deberán contar con un sistema que permita controlarlo igualmente.
Forma de llevar a cabo el registro de jornada
De acuerdo con la redacción dada al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, se sobreentiende que la premisa de partida es que la forma de organizar y documentar el control de jornada solo quedará a decisión exclusiva del empleador en los casos en los que no sea procedente la negociación colectiva o acuerdo de empresa o proceda la previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.
La empresa, como se ha adelantado, además, conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, lo cual tiene implicaciones también desde la perspectiva de la normativa de protección de datos personales, como se verá seguidamente.
Estas prescripciones deben ser interpretadas, aplicadas y completadas según los parámetros establecidos por El Tribunal de Justicia de la Unión Europea que ha dictaminado uqe en el seno de la UE las empresas deben implantar un sistema “objetivo, fiable y accesible” que permita computar la jornada laboral diaria de sus empleados para tener conocimiento de la horas extraordinarias trabajadas y los periodos de descanso.
En consecuencia, se especifica de manera explícita que en el cómputo deben contemplarse también los descansos y que el sistema adoptado por el empleador deberá ser objetivo y fiable, además de accesible como ya establecía la normativa del Estatuto de los Trabajadores. El hecho de que el sistema deba ser fiable, puede reforzar el criterio de uso de medidas complementarias de autenticación, tales como las biométricas, que mencionaremos más adelante.
La puesta a disposición del registro de jornada
La genérica regulación laboral sobre el uso de la información resultante del registro de jornada no permite conocer de forma literal en qué medida o con qué alcance debe estar a disposición de los trabajadores; de sus representantes legales; y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
No obstante, es importante reseñar que dicho artículo hace referencia a una puesta a disposición, de lo que no cabe inferir, a priori, una obligación del empleador de remitir dicha información a sus trabajadores, por ejemplo. No obstante, la regulación no impediría una mejora de tal aspecto vía convenio colectivo o contrato individual del trabajador en el sentido de obligar a aportarla directamente. De hecho, desde una perspectiva de Compliance Legal, la remisión directa puede ser un buen medio de acreditación del efectivo cumplimiento normativo.
Una cuestión que surge es si, finalizada la relación laboral, dicha información debe estar a disposición también. Parece que no cabe duda respecto a los Organismos Públicos.
Respecto a los trabajadores que han cesado su relación de empleo, cabría pensar en una primera respuesta negativa superficialmente, pero la literalidad de la norma no hace tal distinción y pueden existir razones lógicas para que así sea, aunque el ejecutivo-legislador, a día de hoy, no las haya explicitado. No en vano, el derecho de puesta a disposición creado se reconoce en favor de “la persona trabajadora” y no del trabajador, lo que probablemente se ha introducido para no usar el género neutro que designa al titular del derecho (trabajadores, empleados), pero también es cierto que dicho término, mientras no se aclare su sentido, permitiría considerar que la elección del mismo no es casual y, en tal caso, se estaría entendiendo que, pese a su ubicación sistemática (el Estatuto de los Trabajadores) estamos ante un derecho reconocido a la persona per se, aunque solo comenzaría a existir por una relación de empleo obviamente, y no por su condición de trabajador en situación de alta o, en su caso, reconocido a toda persona en situación activa de trabajo.
Esto puede tener diversas implicaciones que, aunque podrían parecer lejanas, pueden llegar a tener su interés, dado que la información personal conservada aún después de la extinción de la relación laboral podría llegar a tener otros destinos, como servir como prueba en un proceso penal, por ejemplo, y, así, podría solicitarse su diligencia probatoria si dichos datos personales permiten acreditar una circunstancia concreta en el curso de una investigación de dicha naturaleza.
El registro de jornada y la protección de datos personales
La obligación legal de registro de jornada de los trabajadores tiene consecuencias derivadas para el empleador desde la perspectiva de protección de datos también ya que, como toda información asociada a un empleado, la misma se encuentra sujeta a la adopción de medidas técnicas y organizativas desde una perspectiva de privacidad, así como desde el diseño del sistema de control y por defecto en su implementación y utilización.
Efectivamente, los registros de inicio y finalización de la jornada de trabajo asociados a un trabajador no dejan de ser datos personales del mismo que están amparados por la normativa de protección de datos personales y que, correlativamente, genera obligaciones para el empleador que repasamos de forma somera seguidamente.
El registro de jornada de trabajo y la obligación de informar al trabajador
Toda recogida de datos personales nuevos, no anteriormente recabados por el empleador, está sujeta a la obligación de informar al empleado con el alcance y extensión que requiere su derecho de información.
Entrando más en detalle, el empleador deberá informar al empleado sobre los extremos regulados en el artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos Personales:
- La identidad y los datos de contacto del responsable (El empleador) y, en su caso, de su
- Los datos de contacto del delegado de protección de datos. Será el caso de cuando el registro de jornada se produzca mediante control de huella dactilar y se trate de tratamientos de datos a gran escala (imaginemos este tipo de control en caso de un Responsable del Tratamiento con decenas de miles de empleados sujetos a este sistema).
- Los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento, que en este caso será la propia ley al tratarse de una obligación legal impuesta a los empleadores. No obstante, cuando el tratamiento se base en la necesaria satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño; deberá especificarse qué intereses legítimos del responsable o de un tercero son los que lo justifican.
- Los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso. Esto es, la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo al que se comuniquen datos personales, se trate o no de un tercero. Por ejemplo, la propia norma indica que deberá ponerse a disposición de los representantes de los trabajadores, así que habrá que informar de ello sin darlo por hecho. Pero podrá haber otros, como las cesiones de dichos datos en el ámbito de grupos de empresas o las comunicaciones de dichos datos a los encargados de tratamiento cuando se usen soluciones técnicas que impliquen acceso a los datos de algún modo (Muy frecuente cuando se trate de sistemas en la nube).
- En su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional, en los supuestos en los que, por ejemplo, se haya externalizado la gestión administrativa de esta información en terceros países o en el ámbito de grupo de empresas que tengan una sociedad del grupo dedicad a la prestación de servicios administrativos que incluyan el tratamiento de estos datos y se realice desde fuera del espacio geográfico que marca el RGPD. En estos casos, además, deberá informarse de que la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión o hacer referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de estas o al hecho de que se hayan prestado, cuando sea el caso.
El registro de jornada de trabajo y el plazo de conservación de los datos personales
Por otra parte, dado que el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, apartado 9, introduce un plazo específico de conservación de los tiempos de inicio y finalización de la jornada, será el plazo máximo de duración que deberá tomarse en consideración respecto a la conservación de dichos datos personales.
Esto es así pues recordemos que, por aplicación de la de protección de datos personales, la información personal no puede conservarse por más tiempo que el previsto en los casos legales, a saber; el necesario para los fines por la que fueron recabados dichos datos personales; por el tiempo previsto para cumplir con una obligación legal, como es el caso; o por el tiempo de prescripción de acciones legales de reclamación derivadas de la relación de empleo. De hecho, cabría sumar a dichos cuatro años, otro tiempo añadido si existe riesgo de reclamaciones (en este caso, probablemente procedentes de la Seguridad Social) cuyo plazo legal de incoación aún no haya prescrito. En este último supuesto, entonces, se sumaría al de cuatro años el propio del plazo prescriptivo que deba considerarse.
El registro de jornada de trabajo y las decisiones automatizadas
El artículo 22 del Reglamento General de Protección de Datos regula el derecho del interesado (Es decir, el trabajador como titular de sus datos personales), a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos en él o le afecte significativamente de modo similar.
Dado que el registro de jornada genera una información que serviría no ya para respetar los derechos del propio trabajador, sino también para exigir el íntegro y correcto cumplimiento de sus obligaciones, en el momento en que la recogida diaria de datos se lleve a cabo mediante sistemas automatizados y estos se pudieran conectar con sistemas de gestión más amplios, podría darse el caso hipotético de que un algoritmo recomendase medidas disciplinarias contra el interesado, razón por la cual la cuestión se puede volver especialmente espinosa según el caso.
En una situación análoga, no igual por tanto, ha sido públicamente conocido que la multinacional del retail Amazon dispone de un sistema de rastreo de cada proceso de cada trabajador que mide las tasas de productividad de cada trabajador de forma individual y genera automáticamente advertencias o terminaciones con respecto a la calidad o la productividad sin la participación de los supervisores, lo que sería un supuesto típico de lo regulado por el artículo 22 del RGPD.
No en vano, Amazon misma ha informado que tienen supervisores que pueden corregir los informes de métricas (y valoraciones) generados y pueden alterar las decisiones adoptadas al respecto, aspecto que vendría a confirmar la necesidad de lo previsto en la disposición de protección de datos personales del precitado artículo.
El registro de jornada de trabajo y el geoposicionamiento de los trabajadores
Los trabajadores cuyo desempeño requiere desplazamientos fuera del establecimiento del empleador, ya sean cortos o largos, son un colectivo que puede plantear la dificultad de determinar el inicio y el final de la jornada de trabajo ya que están fuera del centro de trabajo y la capacidad de observación del empleador se ve disminuida teóricamente.
Para que el empleador tenga una garantía de que el registro de jornada por el empleado tiene lugar y finaliza cuando este así lo ha afirmado, dado que no puede ser observado directamente del mismo modo que la jornada presencial, puede entender necesario el arbitrio de medios adicionales que aseguren la autenticidad y veracidad del control de jornada registrado. En este sentido, pueden barajarse soluciones complementarias como combinar un registro de jornada llevado a cabo mediante dispositivo móvil con el geoposicionamiento del propio aparato, incluso con cierta trazabilidad posterior de la ubicación para poder validar correctamente si las ubicaciones registradas son válidas.
En estos casos, los datos de ubicación requerirán repetir las obligaciones de información y complementarias que, en materia de protección de datos personales, venimos exponiendo. A estas, además, habría que añadir las que regula el artículo 90 de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos Personales respecto a los nuevos derechos digitales de los trabajadores, entre los cuales se contemplan, precisamente, los datos de geolocalización.
El registro de jornada de trabajo mediante datos personales biométricos
El registro de jornada de trabajo puede ser llevado a cabo de manera que la autenticación del empleado al hacer constar el inicio y finalización de la jornada se lleve a cabo a través de sistemas de verificación biométricos. Entre ellos encontraríamos el reconocimiento de huella dactilar o el reconocimiento de voz cuando se tenga que usar algún servicio de terceros para, con la voz, acreditar en desplazamiento la autenticación del registro. Recordemos que los datos biométricos identifican al interesado por lo que es, no por lo que tiene.
Motivos para ello puede haber varios, como por ejemplo, combinar el sistema de registro de jornada con el de control de accesos en el centro de trabajo, de manera que, en un solo proceso, se pueda cumplir con ambos objetivos y, además, se realice de manera ágil. La mera autenticación por voz o huella más ubicación, puede ser otro motivo para que se elija un sistema biométrico.
El registro de jornada de trabajo gestionado mediante software de terceros y el contrato de tratamiento de datos por cuenta de tercero o de Encargado de Tratamiento
Para poder cumplir con las múltiples obligaciones de registro de jornada de los trabajadores; recordemos: control del inicio y finalización de jornada de cada empleado; almacenamiento de la información generada; conservación durante cuatro años; accesibilidad de la información en favor de los interesados y cesionarios legales como son la Inspección de Trabajo; la TGSS o los representantes de los trabajadores, se han desarrollado diversas soluciones técnicas que requieren una instalación y, normalmente, un mantenimiento o soporte técnico posterior.
Cuando la solución técnica provenga de un proveedor y su mantenimiento por este implique el acceso a datos personales, será preciso suscribir con él un contrato de encargado de tratamiento de datos personales. Este contrato tiene un contenido de carácter legal mínimo que se regula en el artículo 28 del RGDP.
Si no se suscribe este contrato de tratamiento de datos personales por cuenta de tercero para el que se presta el servicio (El empleador o responsable del tratamiento), el empleador incurriría en una cesión no consentida de datos personales; de manera que al querer cumplir una obligación legal, estaría incumpliendo otra por la falta de diligencia debida en materia de privacidad.
La información resultante del registro de jornada de trabajo y las cesiones de datos personales
Un supuesto singular deriva de cuando la información obtenida del registro de jornada se transmita a otras empresas del grupo o en procesos de Due Dilligence, ya que deberá contarse con el presupuesto legal habilitante bien justificado y acreditado para no incurrir en cesiones ilegales de datos.
Siempre que no resulte estrictamente necesario, por el principio de minimización aplicable a los tratamientos de datos personales, deberían comunicarse de forma anonimizada o, cuando menos, disociada. Podría ser el caso de una Due Dilligence donde no sea preciso conocer más que la información objetiva desvinculada al efecto de determinar el estado de cumplimiento normativo de la empresa objeto de la investigación en lo tocante a esta cuestión en concreto.
El registro de jornada como tratamiento autónomo dentro de las actividades del Responsable del Tratamiento relacionadas con empleados
Siendo la relación laboral de los empleados un tratamiento de datos prototípico sujeto a la normativa de protección de datos personales, cabría pensar si el mismo está ya incluido en este o si debería ser individualizado como un nuevo tratamiento.
Ciertamente, la normativa ofrece margen al empleador, según su contexto, para desagregar los tratamientos de datos sobre los que deba cumplir las obligaciones de privacidad reguladas por la legislación de privacidad.
Así, en el caso de los tratamientos de datos relativos a trabajadores hay quienes identifican uno amplio entendido genéricamente como de “empleados”, mientras que otros pueden preferir segmentar este mismo en otros más específicos derivados de la relación de empleo como podrían ser “nóminas”, “evaluaciones” o “guarderías” de trabajadores, al entender que puede ser más aconsejable hacerlo así cuando luego se les aplican medidas técnicas y organizativas diversas que lo aconsejan o por tener algunas variaciones en sus bases de legitimación jurídica y que por razones de oportunidad así lo prefiera su responsable.
Por tanto, dependerá de los criterios considerados por el responsable del tratamiento (empleador) para decidir con qué grado de granularidad desea diferenciar en su registro de actividades el tratamiento del registro de jornada de sus trabajadores.
En consecuencia, la nueva obligación puede conllevar actualizar el tratamiento de “empleados” ya identificado en el registro de actividades ya existente en los campos que corresponda o dar de alta uno singular y específico con su propia información a controlar.
