• 24 febrero, 2012

10 razones por las que dejar de hacer acuerdos verbales y empezar a documentarlos

Los acuerdos verbales, mejor por escrito. La rentabilidad de su negocio se lo agradecerá porque evitará problemas. Firmar contratos es algo que debería estar a la orden del día en nuestras relaciones comerciales. Sin embargo, en España, sobre todo, hay renuencia a firmarlos pese a que las ventajas que se derivan de los mismos superan con creces a las desventajas. Salvo para los que no quieren cumplir, claro, que prefieren moverse en la ambigüedad y en la indefinición.

Ciertamente existen determinadas relaciones que bien pueden gestionarse mediante un mero pacto verbal; normalmente, de poco importe económico y que se suelen agotar en un solo acto. Los acuerdos verbales están previstos en nuestro Código Civil en el artículo 1.255 que consagra el principio de libertad de forma. Sin embargo, los desaconsejamos como regla incluso en casos de proyectos de poco coste pues, al final, todo son gastos para quien emprende y porque la reputación de nuestros productos o servicios dependen de la calidad del proveedor.

Hemos visto grupos de empresas que no tenían firmado ni un solo contrato para regir las relaciones entre ellas; relaciones de suministro sin penalizar la ausencia de calidad del producto o que éste no cumple con la normativa de consumo española; intercambios de servicios que luego se vuelven en contra de sus contratantes al cambiar las circunstancias que los originaron…

Le vamos a dar algunas razones objetivas más para documentar contractualmente sus acuerdos de colaboración y comerciales:

  1. Le pueden dejar tirado. La mayor parte de las relaciones que se basan en acuerdos verbales se pueden romper unilateralmente sin más que un previo aviso y sin indemnización alguna. ¿Le interesa esta inseguridad?. Pues le puede suceder.
  2. Las palabras se las lleva el viento. Cuando llegan los problemas no podrá probar, o resultará complicado hacerlo, que la relación comercial que mantienen las partes es como usted dice que es y no como alega la parte contrario. El pleito está servido y con un grado de incertidumbre mucho mayor.
  3. Prevención de pleitos. Derivado de lo anterior. Cuando tenemos firmado un acuerdo por escrito, la fuerza disuasoria que adquiere el mismo ante la contraparte cuando las cosas se pueden torcer es muy grande pues lo escrito adquiere fuerza de Ley entre las partes y no hace falta probarlo por otros medios, como sí sucede con los acuerdos verbales.
  4. Reducen las interpretaciones dispares. Si se realiza un buen contrato el documentar la relación ayuda a dejar claras las contraprestaciones de las partes y lo que no es menos importante; las expectativas que se se generan no son asimétricas o esta asimetría se reduce sustancialmente. Hay contratos que describen perfectamente cómo se ejecutarán las prestaciones; en qué plazos, términos y condiciones; algunos definen con un glosario lo que se ha de entender por los conceptos que en el mismo se exponen (Por ejemplo, en los contratos informáticos). Un ejemplo sencillo, al encargar un diseño gráfico, ¿a cuántos bocetos y cambios tiene uno derecho?. Ponerlo por escrito mejora la prestación del servicio, sin duda.
  5. Objetivan los daños. Si existe incumplimiento, un contrato puede haber previsto una estipulación indemnizatoria aplicable para tal caso. Generalmente, si no incluimos ello en nuestros acuerdos luego nos será más complicado pedir un resarcimiento judicialmente. Y es que a los jueces cuando se les pide una indemnización por daños o incumplimiento hay que darles un parámetro de valoración lo más objetivo posible para dejar el menor margen posible a su propio arbitrio.
  6. Evitan determinados daños colaterales. Cláusulas como las de confidencialidad, dónde se seguirá el pleito (Por ejemplo, en los contratos internacionales), las de tratamiento de datos o las de garantías existen para no padecer daños indeseados o, llegado el caso, mejorar la defensa de nuestra pretensión. Por ejemplo, una cláusula “tan de estilo” como la del fuero (Es decir, en qué lugar se seguirá el pleito en caso de haberlo), puede ser muy importante a la hora de analizar si por costes nos merece la pena o no pleitear. Otras como la confidencialidad o la prohibición posterior de concurrencia competitiva protegen nuestro Know How estableciendo protocolos de personas y medios que pueden manejar nuestro conocimiento.
  7. La buena fe de hoy, puede ser la mala fe de mañana. Efectivamente, quién le asegura a usted que el pacto verbal que sostiene su relación, y que se basa en un puro compromiso ético, no mutará el día de mañana?. Puede que la relación entre las partes se distorsione, empeore o cambien los interlocutores (sobre todo, en el caso de las empresas y los herederos de relaciones comerciales) y los nuevos pueden tener planteamientos y formas distintos a los iniciales. ¿Cómo se protegerá usted en ese caso?. Si además, es una empresa dependiente de un solo cliente, con mayor motivo.
  8. Detector de incumplidores. Los acuerdos permiten conocer cómo se sitúa la contraparte; nos da un conocimiento previo de su manera de entender la relación y de enfocarla porque antes de firmar hay que negociar los términos. La renuencia a firmar un contrato nos puede llevar a sospechar perfectamente que la contraparte prefiere la ambigüedad por algún motivo. Desconfíe en tal caso. El que discute los acuerdos escritos suele ser porque los quiere cumplir y comprometerse.
  9. Atraer inversores. Los buenos proyectos se notan en los detalles. Un inversor interesado confiará más en aquella empresa que aprecie gestionada de manera ordenada y racional. Si comprueba que nuestra cartera de clientes y proveedores está gestionada con mucho orden y rigor, lo que acreditan nuestros contratos, no solamente confiará más sino que tendrá elementos de juicio objetivos.
  10. Tranquilidad. Esta razón es el corolario de todo lo anterior. Si repasa las razones expuestas y comprueba lo que experimenta al leerlas seguramente observe que siente que con un contrato se encontraría más seguro que con simples acuerdos verbales. Merece la pena asegurar sus proyectos, ahorrará en costes futuros y experimentará más orden y control en la gestión de su empresa.

Razones para evitar los acuerdos verbales y documentarlos en su lugar | UCELAY Bufete de Abogados Mercantiles en Madrid

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