El examen de soportes y antecedentes de las cuentas anuales es uno de los derechos más importantes para el socio y se encuentra regulado en el artículo 272 de la Ley de Sociedades de Capital (En adelante, la LSC), que lo contempla como uno de los aspectos a considerar en relación con la aprobación de las cuentas anuales.
Como tal, este derecho al examen de soportes y antecedentes constituye una de las variantes de los derechos de información que asisten al socio, como decíamos anteriormente.
En esencia, consiste en la facultad del socio de examinar la documentación que sirva de soporte para las cuentas anuales, de modo que pueda evaluar si las cuentas anuales que se le han formulado por los administradores se corresponden con el principio de imagen fiel.
De algún modo, es el derecho del socio a realizar su propia auditoría sobre el ejercicio precedente, de ahí que la ley prevea que pueda ser acompañado por un experto contable. Incluso se mantiene, aunque paralelamente se haya nombrado un auditor de cuentas con cargo a la sociedad, bien porque se haya solicitado al registro mercantil a instancia de otros socios o bien por tenerlo así nombrado la entidad previamente (272.3 LSC in fine).
Los requisitos legales del derecho de examen de soportes y antecedentes de las cuentas anuales serían los siguientes a tenor del artículo 272 LSC:
- Los estatutos no deben haberlo prohibido.
- Debe ejercitarse en el intervalo que tiene lugar entre la convocatoria de la junta y su celebración (con matices, como se verá después a la vista de la jurisprudencia)
- Debe detentarse, al menos, el cinco por ciento del capital social para realizar la solicitud, bien individualmente, bien conjuntamente con otros.
- Debe llevarse a cabo en el domicilio social. Aunque, en realidad, podrá realizarse de otros modos, este aspecto implica que, en todo caso, el socio no tiene derecho a que se le envíen los soportes contables, aunque nada impide hacerlo.
- El socio puede acompañarse de un experto contable que le ayude a analizar la información y documentación contable.
- Abarca los documentos que sirvan de soporte y antecedente de las cuentas anuales, por lo que puede incluir desde contratos mercantiles y laborales a declaraciones tributarias; facturas y todo aquello que, según la normativa contable, sirva de justificación para cada asiento contable. Como se puede apreciar, permite un análisis muy detallado.
La vulneración de este derecho puede dar lugar a la nulidad del acuerdo de aprobación de las cuentas anuales y dado el impacto que estas tienen en la vida societaria y en relación con el registro mercantil, su falta de depósito por nulidad genera un gran contratiempo en las sociedades, lo que constituye una razón adicional para preservarlo lo mejor posible.
El derecho de examen de soportes y antecedentes de las cuentas anuales, no obstante, no es absoluto y debe ejercitarse conforme a las limitaciones que la LSC establece, así como por las que se han venido establecido por vía jurisprudencial al delimitarse en su concurrencia con otros principios y derechos legales; en especial, el principio de buena fe y la prohibición del abuso de derecho por el socio o los administradores.
La casuística jurisprudencial sobre este derecho es abundante. Entre otras sentencias, las que se exponen han delimitado diversos aspectos sobre el ejercicio del derecho de examen de soportes y antecedentes de las cuentas anuales:
No permitir el ejercicio temporáneo del socio vulnera su derecho de examen de soportes y antecedentes.
Concretamente, pocas horas antes de la junta. Así lo establece la SAP Barcelona 16-1-20 que dice que se ha infringido el derecho del socio (con una participación al menos del 5% del capital, como es el caso) a examinar la documentación soporte de las cuentas anuales (LSC art.272.3), dado que la sociedad permitió tal examen tan solo unas horas antes de la propia junta, lo que constituye una burla al derecho del socio a analizar, con tiempo suficiente, esa documentación.
No vulnera el derecho de examen de soportes y antecedentes que los administradores no inviten al socio a acudir al domicilio social en determinado día y hora para proceder a la exhibición en ciertas circunstancias.
Así lo declara la SAP Madrid, sec. 28ª, S 27-01-2009, nº 16/2009, rec. 86/2008 al afirmar ya en relación a la legislación anterior que no se entiende por tanto vulnerado en este caso el derecho a la información del socio en relación con lo estipulado en los referidos artículos 51 y 86 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada EDL 1995/13459 , cuando además no consta personación en el domicilio social para examinar soportes contables y que le fuera negado su examen por los administradores pues, el simple hecho de que los administradores no inviten al socio a acudir al domicilio social en determinado día y hora para proceder a la exhibición, teniendo en cuenta la escasez de tiempo de respuesta y la peculiar circunstancia relativa al domicilio a las que ya se ha hecho referencia, no puede considerarse suficiente para considerar violado el derecho de información del actor en ausencia de una mayor y mejor iniciativa por parte del mismo, por lo que en puridad no puede hablarse de una negativa de los administradores a dejarle examinar los documentos que interesa.
El derecho de examen de soportes y antecedentes de cuentas anuales no se vulnera si no fue posible permitirlo cuando se presentó el socio en el domicilio social, pero el órgano de administración ofreció facilitarlo posteriormente y antes de la junta.
De este modo lo apreció el mismo Tribunal Supremo en su STS Sala 1ª, S 24-11-2006, nº 1200/2006, rec. 1248/2000, que viene a sancionar los meros actos de provocación formal de nulidad, al declarar que no cabe apreciar vulneración del derecho de información cuando el socio, después de personarse en el domicilio social para examinar los documentos que sirven de soporte y antecedentes de las cuentas anuales y no poder hacerlo por no hallarse presente en ese momento ningún miembro del Consejo de Administración, mantiene una actitud pasiva tras el ofrecimiento de la documentación por el Consejo mediante llamada telefónica e incluso remisión por conducto notarial. Es decir, no aprecia buena fe en la conducta del socio que prefirió no tener por subsanado el trámite y así poder impugnar el acuerdo.
El derecho de examen de soportes contables y antecedentes de las cuentas anuales no incluye obtener copias de los mismos.
De este modo se pronunció la Audiencia Provincial de Madrid, sec. 28ª, por su SAP 14-1-2013, nº 6/2013, rec. 732/2011, al manifestar ya con la ley anterior que hemos de advertir que, en cualquier caso, el derecho previsto en el artículo 86 LSRL EDL 1995/13459 no permite exigir que sean entregadas al socio copias o fotocopias de los documentos o soportes contables como pretende el recurrente.
No cabe considerar al Abogado como «experto contable» si no lo es realmente.
Aunque parece obvio, puede pasar inadvertido y, de hecho, fue objeto de discusión tal y como sea precia en la SAP de la Audiencia Provincial de Barcelona, sec. 15ª, S 16-7-2014, nº 251/2014, rec. 438/2013, que declaró expresamente que ni era el momento para llevarla a cabo ni el hecho de que el socio compareciera con su letrado constituye un argumento para apreciar que lo hacía con un «experto contable».
Como se puede apreciar, en contextos de conflictos entre socios y con administradores no basta con una aplicación literal de la LSC para el ejercicio del derecho de examen de soportes y antecedentes de cuentas anuales ya que debe realizarse una labor de discernimiento jurídico tomando en consideración los criterios jurisprudenciales que se han expuesto y otros posteriores que vienen delimitando su verificación. Somos especialistas en conflictos de socios y podemos asesorar legalmente al administrador, al socio mayoritario o minoritario en contextos de litigiosidad social.
