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Cuando se convoca una junta de socios trascendente o en un contexto de dificultad o de conflicto societario, es frecuente que uno o varios de ellos soliciten la intervención de un notario para que levante acta.
Primero recordemos que esta solicitud es un derecho regulado en el artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital, que permite ejercitarlo frente a los administradores convocantes cuando lo hagan socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada.
La razón de ser de este posible interés en la presencia de notario radica en que, por un lado, conforme continúa aquel precepto, tras la solicitud, los acuerdos ya sólo serán eficaces si constan en acta notarial. Por el otro, que los socios puedan hacer manifestaciones relacionadas con los asuntos comprendidos en el orden del día para expresar sus discrepancias; denunciar conductas abusivas o realizar requerimientos.
¿Quién paga los gastos de notario en la junta de socios?
Una vez tenemos claro el origen y los límites de este derecho, es frecuente que los clientes quieran saber quién paga el notario en la junta de socios.
Pues bien, los gastos siempre corren a cargo de la sociedad, nunca de los socios.
¿Es posible que la sociedad repercuta los gastos de notario en la junta de los socios?
No, no es posible. Ya que la ley establece que es derecho de los socios requerir la presencia de notario, reclamar el pago del notario a los socios o cargárselos en cuenta sería ilegal.
¿Qué coste puede suponer el pago del notario en la junta?
Este coste es variable ya que dependerá de la extensión del acta notarial.
En juntas de gran envergadura, las actas pueden llegar a ser muy extensas lo que aumenta su coste.
Otras veces los acuerdos de junta adoptado son sencillos, pero su coste se eleva al añadir documentación adjunta, por ejemplo.
Los notarios cobran, en parte, en función del número de folios que componen las intervenciones que realizan; en parte por el propio desplazamiento e intervención presencial en su notaría, etc.
Normalmente, oscilará entre un par de cientos de euros a importes bastante más elevados si el contenido es extenso.
Si la sociedad se hace cargo de los gastos de notario en la junta de los socios ¿tiene el socio derecho a una copia notarial del acta?
La ley no regula el derecho a obtener una copia notarial del acta, pero es evidente que los socios tienen derecho a una copia del acta, sea notarial o no, puesto que el plazo para impugnar los acuerdos computará únicamente desde que se notificó el acta a los socios o se publicó en el Boletín del Registro Mercantil si fuera el caso.
En caso de que la sociedad remita una copia digital del acta notarial a los socios, será válido siempre que lógicamente dicha copia simple o digital se corresponda con el acta que obra en el protocolo notarial y en los libros de la sociedad.
¿Puede excusarse el administrador en que la sociedad no dispone de liquidez para el pago del notario en las juntas de socios y denegar su intervención?
No. La ley regula el derecho de los socios y no lo condiciona a la existencia de liquidez suficiente para el pago del notario en la junta.
Además, la ley prevé en otros artículos las obligaciones del administrador acerca de la solvencia de la sociedad, por lo que denegar la intervención de notario por imposibilidad de atender los gastos de notario en la junta sería tanto como reconocer que mantiene a la sociedad en situación de insolvencia. Esto sería grave para el administrador pues reconocería una negligencia.
A pesar de todo, a veces se producen conductas irregulares para las cuales puede resultar necesario contar con la asistencia de un abogado especialista en resolución de conflictos de socios. Nos ponemos a su disposición para orientarle.