La formulación de cuentas anuales está regulada en el artículo 253 de la Ley de Sociedades de capital y consiste en la confección de los estados contables societarios tras el cierre del ejercicio económico bajo la responsabilidad y autoría del órgano de administración, lo cual acredita con su firma (253 LSC) y posterior propuesta a la junta de socios.
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¿En qué plazo se debe realizar la formulación de cuentas anuales?
El artículo 253 de la LSC dispone que las cuentas anuales deben quedar elaboradas en los tres primeros meses tras el cierre del ejercicio económico, tal y como explicábamos con algo más de detalle en esta otra entrada.
¿Qué sucede si no se cumple el plazo legal de formulación de cuentas anuales?
Básicamente, dicho plazo está establecido para establecer una seguridad jurídica a la que atenerse, de modo que estas obligaciones se cumplan de forma regular y ordenada siguiendo una pauta común a todos los obligados.
Sin embargo, un simple retraso no genera por sí mismo una responsabilidad, ya que la Ley no anuda tal consecuencia en caso de incumplimiento.
Otra cosa es que, además de retrasar la formulación de cuentas, también se retrase la convocatoria de la junta de socios para su aprobación, dado que la llamada a la reunión para examinarlas y votarlas corresponde también al órgano de administración.
Dado que el plazo para convocar junta de socios en las que aprobar las cuentas comienza a computar cuando termina el plazo para formularlas, podemos ver cómo el legislador ha ido estructurando los tiempos para que los socios y accionistas tengan unas certezas sobre los límites temporales máximos para aprobar la gestión social y la cifra de resultado.
¿Pero las cuentas anuales no las elabora la asesoría en realidad?
Este es un equívoco muy habitual puesto que ciertamente la profesionalización de la llevanza de los estados contables está muy extendida lo que a veces induce a la equivocada creencia de que la formulación de cuentas es competencia de la asesoría.
Sin embargo, la responsabilidad última y primera sobre los estados contables corresponde al órgano de administración que es quien remite a la asesoría los soportes contables (es decir, los hechos generadores de los apuntes contables) para que aquella los procese, los sistematice y los transcriba al lenguaje contable de manera ordenada y, sobre todo, en cumplimiento de las normas contables y muy especialmente del principio de imagen fiel.
A veces las contabilidades contienen un buen número de irregularidades o desajustes contables porque su llevanza no es correcta, bien por falta de profesionalidad, bien porque son los propios administradores los que conminan a la asesoría a cierto desorden, bien por las prisas; bien por cierto desorden previo.
En algunos casos, estos desajustes pueden constituir auténticos delitos o hechos susceptibles de responsabilidad civil o de impugnación de cuentas (siempre que se esté en plazo).
En todo caso, los administradores no pueden usar como pretexto para justificar los estados contables cuya aprobación en junta pretenden, que han sido elaboradas por la asesoría y esto es suficiente motivo de su corrección. A menudo, de hecho, no es así.
¿Por qué es importante este acto de formulación de las cuentas anuales?
Es muy relevante porque en las sociedades de capital existen dos tipos de órganos de gobierno de la sociedad que conviven como si de una cierta bicefalia se tratara.
Por un lado, está el órgano de administración que es el encargado de la gestión diaria y es plenipotenciario según las facultades otorgadas en los estatutos sociales en los que se plasma el pacto social al constituir la empresa.
Por el otro existe la junta de socios o accionistas que, en general, queda reservada para las decisiones más estructurales de la sociedad como son las operaciones estructurales; los cambios en el propio órgano de administración; la aprobación de las cuentas anuales y la cifra de dividendos o el destino del beneficio neto; el traslado del domicilio social o las modificaciones en el propio objeto social; autorizaciones para dispensas de los administradores sobre ciertos deberes; para asistencias financieras u operaciones vinculadas determinadas, así como enajenación, adquisición o gravamen de activos esenciales, por ejemplo.
Este binomio gubernativo funciona, por tanto, a dos niveles: la administración ordinaria de uno y la supervisión y la decisión estratégica del otro, de manera que el órgano de administración suele ser quien lleva la iniciativa de las propuestas a someter a la junta, aunque no impide que los propios socios también las realicen conforme a los mecanismos legales previstos en la LSC.
Al estar encargado de la gestión ordinaria, la formulación de cuentas es uno de los actos más relevantes del órgano de administración, puesto que será el reflejo de su gestión ya que permite medirla bajo parámetros cuantitativamente económicos; aunque también cualitativamente legales en relación al principio de imagen fiel y de la llevanza de una administración leal y responsable.
¿Qué sucede si el órgano de administración está integrado por varios administradores y uno de ellos no firma?
A veces un administrador no firma las cuentas anuales porque ha fallecido antes de renovar su cargo. Otras veces no consta porque está indisponible para hacerlo debido a una incapacidad. Finalmente, en otros casos, puede no firmarlas por estar en desacuerdo con la manera en cómo han sido elaboradas o con ciertas operaciones contabilizadas.
La formulación de cuentas requiere la firma de todos los administradores que integran el órgano de administración (administradores solidarios o mancomunados, consejo de administración, etc.) y la firma de uno solo de ellos no suple la carencia de la del resto.
En estos casos, dado que la Ley exige la firma de todos los administradores y no solo uno o algunos, el artículo 253.2 de la LSC dispone que, si falta la firma de alguno de ellos, entonces se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa.
¿Qué documentos deben incluir la formulación de cuentas anuales?
Dispone el artículo 254 de la Ley de Sociedades de Capital que la formulación de cuentas anuales comprende el balance de situación; la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG); un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, así como un estado de flujos de efectivo y la memoria de las cuentas.
¿Qué principios deben cumplir los estados contables correspondientes a la formulación de cuentas anuales?
El artículo 254 prescribe que los documentos que integran la formulación de cuentas deben cumplir tres directrices: conformar una unidad; disponer de una redacción clara; y, lo que es de suma relevancia, mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad. Esto último motiva que la propia ley regule el derecho del socio a la auditoría de cuentas en ciertos casos [Ley].
Todo ello, de conformidad con la propia Ley de Sociedades de Capital y lo previsto en el Código de Comercio.
Además, según el apartado tercero, la estructura y contenido de los documentos que integran las cuentas anuales se ajustará a los modelos aprobados reglamentariamente.
Esto es así para garantizar que exista una manera armonizada de elaborar los estados contables, común a todas las sociedades mercantiles y sujetos obligados legalmente, de modo que exista una referencia común a la que atenerse que sirva de guía y también de baremo de correcto cumplimiento.
¿Es posible la reformulación de las cuentas anuales?
Sí, es posible, pero con límites.
En ocasiones, las cuentas anuales pueden contener inexactitudes o desajustes que son identificados con posterioridad a su formulación, es decir, cuando ya están firmadas.
Esto puede deberse a algún evento sobrevenido o, como suele ser habitual, porque el dictamen de auditoría es negativo o contiene salvedades relevantes, pero subsanables, de modo que una reformulación permite presentar unos estados contables más adecuados a las normas.
En estos casos, es posible la reformulación, pero sabiendo que el límite temporal de la reformulación se encuentra en la aprobación de las cuentas anuales.
No es posible, en consecuencia, reformular las cuentas anuales de ejercicios anteriores ya depositadas en el Registro Mercantil.
Incluso aunque la dimensión de las modificaciones y su incidencia en la imagen fiel tenga gran impacto, ello no justifica, por sí solo, la modificación de la formulación de las cuentas de ejercicios pasados. Para estos casos, los errores contables detectados deberán subsanarse en el ejercicio en el que se detecten, contabilizándose el ajuste en una partida de reservas, al tiempo que se incorpora la correspondiente información en la memoria.
El momento de reformulación de las cuentas anuales puede llegar a ser realmente relevante. Así ha sucedido con el ejercicio del derecho de separación, por ejemplo, pues este tiene en cuenta los estados contables a fecha del ejercicio de la separación del socio, pues es ese factor temporal el que determina si el derecho de separación llega o no a consolidarse [Link].
Si, como decíamos antes, una auditoría en marcha provoca una reformulación (al haber sido solicitada la revisión de cuentas por el socio, por ejemplo), esto podría llegar a cuestionar el propio nacimiento del derecho de separación, dado que este se basa en una serie de parámetros relativos al beneficio neto repartible en la sociedad. Si una reformulación altera la cifra del beneficio neto, puede impedir el nacimiento del propio ejercicio del derecho de separación al no haber ganancias repartibles siquiera (requisito esencial).
De modo similar podría suceder en un caso de impugnación de cuentas; de infra capitalizaciones, etc., aunque siempre dependerá del contexto.
Como especialistas en asesoramiento en casos de problemas con socios, en Ucelay Abogados contamos con amplia experiencia en la resolución de conflictos societarios y hemos asesorado múltiples de ellos en los que la formulación de cuentas anuales jugó un papel de relevancia en la toma de decisiones del cliente.
Si cree que en su sociedad existe una situación de opacidad contable, irregularidad o retraso en la convocatoria de juntas u opinión denegada de auditoría podría ser aconsejable contar con asesoramiento solvente y efectivo de tipo societario.
A este fin, se puede poner en contacto con nosotros para que analicemos con realismo su situación y le podamos dar la mejor perspectiva o soluciones disponibles en función de las circunstancias y los riesgos existentes.